DIJELOVI PROJEKTNE DOKUMENTACIJE

Svaka projektna dokumentacija sadrži osnovne dokumente projektne aplikacije za dodjelu bespovratnih sredstava: projektni sažetak (Concept Note) te punu projektnu aplikaciju (Full Aplication). Projektni sažetak je vrlo bitan dokument jer se vrednuje tijekom cijelog procesa ocjenjivanja te mora, sukladno zadanoj formi, sadržavati opis projekta, njegove relevantnosti i učinkovitosti, te opis održivosti projekta. Puna projektna aplikacija se vrednuje u idućem koraku ocjenjivanja, pa mora sadržavati:

•         ime, lokaciju i trošak projekta,

•         sažetak projekta,

•          opis ciljeva,

•         obrazloženje relevantnosti i učinkovitosti projekta,

•         opis metodologije,

•         akcijski plan provedbe,

•         održivost i proračun projekta,

•         logičku matricu.

Za što kvalitetniju pripremu projektnog prijedloga potrebno je slijediti korake i metodologiju u procesu ocjenjivanja projektnih prijedloga. Taj proces obuhvaća tri koraka:

•         Otvaranje prijava, administrativna provjera i ocjena projektnih sažetaka. Ovdje se boduje relevantnost projekta i projektni sažetak.

•         Ocjena potpunog projektnog prijedloga, gdje se ocjenjuju financijski i organizacijski kapaciteti, te se prenose bodovi vrednovane relevantnosti.

•         Potvrda prihvatljivosti prijavitelja i partnera – ovdje se traži dostava popratne dokumentacije koja dokazuje prihvatljivost prijavitelja i partnera.

EVALUACIJA PROJEKTA

Nakon provedbe navedenih koraka evaluatori ocjenjuju projektni sažetak i punu projektnu aplikaciju u obliku bodovanja. Prvo valja naglasiti da ne postoji jedinstvena definicija evaluacije u kontekstu programa koji se financiraju iz EU fondova. Najčešće se koristi prema zbirci MEANS, a ona kaže:

Evaluacija je prosudba vrijednosti javne intervencije u odnosu na kriterije i jasne standarde (važnost, isplativost i sl.). Prosudba se prvenstveno odnosi na potrebe koje takva intervencija treba ispuniti i učinke koje proizvodi. Evaluacija se zasniva na informacijama koje se posebno prikupljaju i tumače radi donošenja prosudbe.

Kod bodovanja projektnog sažetka boduju se:

•         relevantnost projekta i

•         nacrt projekta

Najviše bodova nosi relevantnost projekta.

Kod bodovanja pune projektne aplikacije boduju se:

•         financijski i operativni kapacitet (gleda se stabilnost izvora financiranja i  iskustva upravljanja projektima),

•         relevantnost (prenose se ostvareni bodovi iz projektnog sažetka),

•         metodologija (prikladnost aktivnosti, izvedivost plana, razina uključenosti svih partnera projekta)

•         održivost (moguće pozitivne eksternalije, razina utjecaja na ciljanu skupinu, održivost rezultata) ,

•         i isplativost proračuna.

Od navedenih komponenti bodovanja pune projektne aplikacije najvažniji su relevantnost i održivost. Relevantnost projekta ima najveći značaj u ukupnom ocjenjivanju, jer, ukoliko se projekt ne bavi prioritetima iz relevantnog operativnog programa, tada će se on smatrati neprihvatljivim, čak i ako je savršeno napisan. Relevantnost se promatra u tri različite kategorije. Prva kategorija, relevantnost projekta, kazuje kako projekt mora biti relevantan u odnosu na opći cilj iz Smjernica za podnositelje prijave i njezine prioritete, te u odnosu na analizu problema koji se želi promijeniti u projektnim aktivnostima. Druga kategorija odnosi se na relevantnost aktivnosti te se postavljaju pitanja jesu li one u skladu s ciljevima i hoće li pridonijeti njihovu ostvarenju, te jesu li one prikladne s obzirom na ciljanu skupinu i vremensko trajanje projekta. Treća kategorija odnosi se na relevantnost partnerstva i utvrđuje da li je predviđeno partnerstvo sposobno provesti projekt, kao i imaju li prijavitelj i partner iskustva na području vođenja projekta.

Održivost je sljedeća bitna komponenta u vrednovanju projektnog prijedloga jer Europska komisija dodjeljuje bespovratna sredstva samo za projekte koji mogu jasnim pokazateljima objasniti svoju održivost. Da bi se shvatila ova komponenta potrebno je definirati održivost. To je kapacitet projekta da rezultati i/ili aktivnosti nastave postojati i funkcionirati nakon završetka od strane donora. Nemogućnost dokazivanja održivosti projekta može ugroziti dodjelu bespovratnih sredstava čak i kvalitetnim  projektima. Održivost se sagledava obično iz triju perspektiva

•         Financijske održivosti, koju čine izvori prihoda za operativne troškove i troškove održavanja i/ili provođenja aktivnosti, te nastavak održavanja i razvijanja rezultata dobivenih kroz projekt.

•         Institucionalne održivosti, koja određuje hoće li strukture koje omogućavaju nastavak rezultata projekta ostati u instituciji prijavitelja/partnera.

•         Okolišne održivosti, koja ukazuje na segment okoliša odnosno na doprinos projekta održivoj zaštiti okoliša (Florijan Ćelić,  ideoplan.hr)